Smart Academia de Idiomas - Términos y Condiciones Generales

1. OBJETIVO

Comprender e identificar los términos y condiciones de SMART TRAINING SOCIETY SA.S.

2. ALCANCE

Estos términos y condiciones constituirán la base de la compra de los servicios y/o productos ofrecidos por SMART TRAINING SOCIETY S.A.S. Que en casos específicos, aplicarán términos y condiciones que se relacionen con un producto en particular, campaña y servicio.

3. DEFINICIONES

¿Qué es servicio de instituto? Son los programas presenciales en formación en inglés A1, A2, B1, B2 y C1 y francés A1, A2, B1 y B2 dictados en cada una de nuestras sedes acorde a la metodología PPP y con un máximo de 6 estudiantes en el desarrollo de las clases del programa.

Canales a disposición de los estudiantes: Correo servicioalcliente@smart.edu.co, Plataforma School Pack (https://schoolpack.smart.edu.co/idiomas/alumnos.aspx), Chat en línea (https://smart.edu.co/), PBX 3009125500.

Carta de inducción Documento que presenta información relevante para el acceso a los servicios ofertados por la Academia, condiciones académicas para su avance en los programas y responsabilidades del estudiante durante su proceso formativo.

Beneficiario/Estudiante Toda persona que ha sido matriculada en alguno de los programas y/o servicios ofertados por la academia cumpliendo los perfiles de ingreso dispuestos para los mismos y quien hace uso activo de dichos servicios.

Titular/Contratante: Persona que hace parte del contrato, es la parte que contrata.

Contratista: Persona que hace parte del contrato, es la parte contratada para que ejecute o desarrolle el objeto del contrato.

C.P: Siglas de Corporativo y Personalizado las cuales hacen referencia a aquellos programas que se imparten a miembros de una empresa (Corporativo) o estudiantes que llegan a Smart a tomar clase de manera independiente (Personalizado)

C.P.P: Siglas de Corporativo y Personalizado Presencial

C.P.V: Siglas de Corporativo y Personalizado Virtual

SMART C.P Presencial: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera presencial. Un docente se dirige al lugar de trabajo u oficina de los estudiantes e imparte clases de acuerdo a los lineamientos estipulados en C.P.

SMART C.P.V 100% en línea: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera virtual, a través de clases sincrónicas. Los cursos adquiridos bajo esta denominación, son impartidos en su totalidad con el acompañamiento de un docente en línea.

SMART C.P.V 50/50: Se refiere a los servicios de corporativo y personalizado prestados de manera virtual a través de clases sincrónicas y asincrónicas. Los cursos adquiridos bajo esta denominación, son impartidos así: 50% de la totalidad de las horas a cursar en forma de autoestudio a través de nuestra plataforma Smart y 50 horas con acompañamiento de un docente en línea.

SMART ONLINE: Hace referencia a los cursos en modalidad de educación virtual ofertados por la institución.

Cursos grupales de idiomas (e-learning): Son aquellos cursos en modalidad de e-learning referentes el idioma inglés, francés y español, mediado a través de la plataforma con alto contenido autónomo y una duración mínima de 6 meses.

Cursos cortos: Curso de inglés con fines específicos y duración menor a un mes

4. ACTIVIDADES / DESARROLLO

4.1 Introducción

Los términos y condiciones aplican a cualquier contrato celebrado por SMART TRAINING SOCIETY S.A.S, en ejercicio de su objeto social y respecto a la participación en los servicios y/o productos contratados. Estos términos y condiciones hacen parte integral del contrato suscrito por las partes.

Por lo cual se pide que sean leídos detenidamente previo a firmar o contratar algún servicio y/o producto de SMART TRAINING SOCIETY S.A.S dado que indicarán aprobación y aceptación de los mismos.

4.2 Servicio Instituto

Es posible para el estudiante cambiar el idioma a lo largo de su contrato por una (1) sola vez. En ese caso, deberá notificar a SMART dicha novedad para su respectiva aprobación a través de los canales dispuestos para tal fin.
Es posible para el estudiante hacer cambio de beneficiario de su programa a lo largo de su contrato por una (1) sola vez. En ese caso, deberá notificar a SMART dicha novedad para su respectiva aprobación a través de los canales dispuestos para tal fin.
El estudiante no podrá programar clases después de la fecha de finalización o caducidad estipulada en su contrato. Si le quedaran horas de clase por tomar después de la fecha de caducidad, ofrecemos un beneficio por actualización de costos, que consiste en que el estudiante cancele el cincuenta (50%) del valor de las horas faltantes, para que así se amplíe la duración del contrato, esto con el fin de terminar el proceso académico que no pudo culminar según los términos de vigencia estipulados, es de aclarar que esto es un beneficio que ofrece la academia a sus estudiantes y no hace parte de las obligaciones contractuales. Para hacer la solicitud ingrese al botón "Atención al usuario" en la plataforma School Pack.
La Academia podrá realizar cambios en los contenidos de los programas académicos contratados en pro de garantizar la mejora de los planes de estudio. Estos cambios serán divulgados a la comunidad educativa garantizando el cumplimiento de las horas contratadas y los parámetros de calidad requeridos en el desarrollo de cada uno de los niveles adquiridos.
Una vez iniciado el programa adquirido, si el estudiante considera por voluntad propia que el nivel asignado no es el apropiado podrá solicitar a través del correo servicioalcliente@smart.edu.co la presentación de un test de clasificación a fin de realizar una reclasificación del nivel a iniciar.
Esta reclasificación o asignación de nivel NO genera bajo ningún concepto cambio de los valores del contrato, plazos, montos y fechas de pago.
Es deber del estudiante, al hacer parte de la comunidad educativa de la Academia de Idiomas Smart, conocer y acatar el manual de convivencia estudiantil que puede ser consultado en nuestra página web a través del link Manual de Convivencia-Smart
La Academia de idiomas Smart no asume responsabilidad por pérdida de dispositivos electrónicos y/o demás implementos que el estudiante ingrese a sus instalaciones ya que estos son de responsabilidad exclusiva del estudiante quien garantizará las condiciones mínimas de custodia de los mismos.
El estudiante que ingresa a la Academia de Idioma de SMART debe ser mayor de 12 años, aunque en algunos casos puede tener 10 años u 11 años siguiendo un procedimiento interno que valida las competencias del estudiante, no hay límite máximo de edad para ingresar.
El beneficiario deberá tener al menos 18 años de edad para convenir y aceptar estos Términos de Servicio en nombre propio. Si es menor de 18 años, su padre, madre o tutor legal debe aceptar estos Términos de Servicio y registrarse para el Servicio que está adquiriendo.
En los cursos del programa de inglés se hace entrega de un material digital denominado "online workbook" para el desarrollo de actividades complementarias al proceso formativo de cada estudiante. Este material virtual cuenta con un (1) año de vigencia por cada libro, contado a partir de la activación que usted haga en la plataforma de Cambridge University Press. Terminado el año de activación y utilización del Workbook, éste se bloqueará y no permitirá acceso a ningún estudiante. Si opta por re-activar este servicio, deberá cancelar el valor correspondiente a un nuevo código.
Los cursos adquiridos con la Academia son cursos cuyo registro y estructura se han avalado para ser desarrollados presencialmente soportados con algunos recursos digitales. Es de aclarar que dada la contingencia COVID-19 se están desarrollando los servicios en alternancia contando con los decretos de los entes gubernamentales. Una vez finalice la vigencia de estos decretos, los servicios retornarán a su desarrollo presencial y el servicio en alternancia será suspendido.
El servicio de clases dadas en nuestras instalaciones o a través de los medios que la academia disponga se encuentra sujeto a disponibilidad al momento en que el estudiante realiza el agendamiento de su espacio académico. La Academia recomienda cumplir con la intensidad de al menos 3 o 5 clases semanales programándolas a través de los sistemas dispuestos por la institución con un día de antelación. Información dada a conocer en la carta de inducción
El estudiante declara que al firmar el contrato acepta tomar el programa sin interrupciones y en su totalidad con una intensidad de entre 3 o 5 clases semanales; esto estará supeditado al pago de las cuotas concertadas al momento de la adquisición del servicio.
Las clases se pueden CANCELAR con 3 horas de antelación, a través de los medios dispuestos por la Academia, informados en la inducción. Toda clase que no se cancele en este lapso será dada por vista y las horas serán descontadas del contrato adquirido. Si se presenta algún inconveniente que le impida cancelar una clase se podrá comunicar con la coordinación de su sede para validar los soportes de su inasistencia y poder realizar la cancelación de su clase
La academia ofrece flexibilidad de horario en la programación de clases a sus estudiantes, dando la posibilidad de asistir en cualquier bloque horario establecido por la academia entre las 6:00am a 9:00pm de Lunes a Viernes y 7:00am a 4:30pm los días sábados de acuerdo al cuadro relacionado al punto 1 de la carta de inducción.
Con el fin de desarrollar habilidades comunicativas en idiomas, Smart en su metodología de aprendizaje tiene establecida la rotación constante de docentes entre clases. Se aclara que no hay posibilidad de asignar un mismo docente de manera fija para el desarrollo del programa formativo.
Nuestros programas cuentan con un sistema de evaluación que garantiza el cumplimiento del objetivo del contrato. Por ende, el estudiante deberá cumplir con los requerimientos académicos establecidos para cada programa acorde al Proyecto Educativo Institucional.

4.3 Servicio Corporativo y personalizado

Generalidades de los servicios

En corporativo y personalizado se puede elegir el idioma a estudiar entre inglés, francés, español para extranjeros. Estos pueden recibirse de manera presencial o 100% en línea con un docente privado, de acuerdo a las tarifas aplicadas a cada modalidad de estudio.
Se puede elegir entre clases con profesores no nativos y nativos de acuerdo a la modalidad de estudio y de acuerdo a las tarifas que apliquen a cada servicio
Es posible tener clases individuales o grupales esto dependerá del curso adquirido, sus tarifas y los requerimientos de nivel para la conformación de grupos.
Para conformar un grupo y tener un docente privado, sus integrantes del grupo deben tener el mismo nivel de estudio. De manifestar tener conocimiento en el manejo de idiomas, todos los estudiantes aspirantes deberán presentar el examen de clasificación estipulado por Smart.
Los programas o cursos adquiridos pueden ser utilizados hasta la fecha de vencimiento estipulada en el contrato y reiterada en la carta de inducción. De querer continuar con el curso se generará un cobro extra de acuerdo a lo estipulado en la carta de inducción, el cual puede variar dependiendo del curso y nivel.
Es posible realizar la cancelación o reprogramación de una clase, esto se debe hacer con mínimo 6 horas de antelación para clases presenciales o mínimo 3 horas para clases en línea de acuerdo a lo estipulado en la carta de inducción C.P, de lo contrario se dará 1 hora de clase como vista.
El curso o programa adquirido se debe tomar sin interrupciones y en su totalidad de acuerdo a la intensidad mínima recomendada:
- 16 horas al mes para clases presenciales y 100% en línea (2 días a la semana 2 horas o 3 días a la semana 1.5 horas)
- 12 horas al mes para clases 50/50 (50% en plataforma de manera autónoma y 50% con profesor privado en línea programado 3 veces a la semana 1 hora).
Las clases se pueden programar de domingo a domingo entre 6:00am a 9:00pm de acuerdo a la intensidad mínima recomendada a cada programa o curso, los horarios programados deberán ser fijos durante todo el programa contratado, en caso de requerir cambio de horario por alguna de las partes, Smart tendrá cinco (05) días hábiles como mínimo para realizar la asignación del nuevo instructor, en caso que no se pueda acordar el cambio de horario con el instructor inicialmente asignado.
Aunque el estudiante no tome clases deberá cumplir con los pagos mensuales en las fechas estipuladas al momento de firmar el contrato, así mismo, si el estudiante quiere tomar una intensidad horaria mayor a la pactada dentro del valor de su cuota mensual, deberá cancelar el valor adicional que cubra el excedente de horas que se pretendan tomar.
Para los programas C.P.V 50/50 el estudiante se hace responsable total del avance en los contenidos dispuestos en la plataforma, el avance y cumplimiento es obligatorio para la finalización de estos programas, Smart puede suspender las clases con el instructor en línea si no evidencia avance en los contenidos de la plataforma.
Los programas C.P.V 50/50 proveen al estudiante una plataforma la cual puede ser usada 24/7, el uso de esta plataforma es indispensable para complementar el nivel adquirido, el estudiante se hace responsable total del avance en los contenidos dispuestos en la plataforma, el avance y cumplimiento es obligatorio para la finalización de estos programas. La aprobación o expedición de constancias de estudio solo se llevará a cabo cuando se complete tanto las horas con profesor en línea, como las actividades planteadas para el nivel adquirido dentro de la plataforma. Lo anterior dentro del tiempo descrito en la carta de inducción.
Al adquirir un servicio C.P.Virtual 50/50 en línea, por beneficiario se dará acceso a nuestra plataforma de estudio, dicho acceso se dará al inicio de cada nivel; en caso de vencimiento, su reactivación representará un costo adicional para cada estudiante de acuerdo a lo estipulado en la carta de inducción.
Los libros están incluidos dentro del costo del programa siempre y cuando se contrate el nivel completo. Si adquiere más de 1 nivel, el material se entregará únicamente previo a iniciar el nivel; del segundo nivel en adelante, el material se entregará previo a revisión de aprobación de nivel anterior.
El material se entrega para el buen desarrollo del programa luego de que el estudiante haya cumplido con los objetivos académicos y a su vez esté al día en los pagos. En caso de adquirir un curso de los diferentes idiomas por más de 40 horas o subnivel, el estudiante debe asumir el costo del material a usar durante el desarrollo de este programa.
En caso de pérdida del libro, su reposición representará un costo adicional para el estudiante.
En caso de adquirir un programa que cuente con plataforma virtual, tenga en cuenta que los ejercicios deben hacerse en casa de manera autónoma. Recuerde que para la adquisición de una nueva lengua, es fundamental llevar un proceso autónomo de estudio. Sólo asistir a las sesiones de clase no garantizará el aprendizaje deseado.
La asignación de instructores académicos en relación al género, edad, etnia y nacionalidad está a discreción de la academia de idiomas Smart, de acuerdo a los requerimientos de idioma, horarios y servicio adquirido. Smart se reserva el derecho de asignación del instructor a impartir el servicio.
Para el desarrollo del servicio adquirido, la academia de idiomas Smart asignará un instructor en idiomas de acuerdo al servicio a impartir, dicho instructor puede ser cambiado a discreción de Smart cada vez que sea necesario.
Los horarios de clase pueden ser modificados al inicio o durante el desarrollo del servicio adquirido, en mutuo acuerdo entre el estudiante y la academia de idiomas Smart.
Si se presenta un cambio de instructor académico por cualquier motivo y a solicitud de cualquiera de las partes, Smart tendrá cinco (05) días hábiles como mínimo para realizar la asignación del nuevo instructor.
La expedición de constancias de estudio de finalización del curso, se realizará cuando el estudiante haya cumplido con los requerimientos académicos: Principal: nota final superior a 3,5, de igual modo se tendrá en cuenta la asistencia a las clases, mínimo del 80%.
La academia de idiomas Smart imparte clases a niños mayores de 6 años, los cursos o programas impartidos a menores de edad, ya sean presenciales o virtuales, deben estar bajo la supervisión de sus padres o un adulto responsable asignado por los padres o titulares del contrato.
El estudiante es responsable de confirmar por el medio de comunicación dispuesto por Smart, el estado de horas vistas mes a mes de acuerdo a las fechas y horas reportadas por el instructor. De no recibir confirmación en el término de 2 días por parte del estudiante, se entenderá que las clases fueron dictadas a satisfacción.
El contratante es responsable de las herramientas utilizadas para el desarrollo de las clases, exonerando a Smart de cualquier acción involuntaria que pueda llegar a ocasionarse.
Para el desarrollo de las clases en línea con el instructor, el estudiante es responsable de la estabilidad de su conexión a internet, funcionamiento de su computador, cámara y audio.
Para una mejor comunicación entre el instructor y el/los estudiantes se compartirán los datos personales de contacto del estudiante tales como: números de celular, correo electrónico y dirección de las clases (para clases presenciales) al o los instructores con quienes tenga clase en Smart.
La academia de idioma Smart pone a disposición de los estudiantes un grupo de actividades extracurriculares denominadas Smart Zone, que tienen como fin reforzar aquellas habilidades que considere mejorar durante su proceso de aprendizaje. Estas actividades extracurriculares estarán disponibles de acuerdo a los términos y condiciones descritos en los programas de instituto. Este servicio aplica para los idiomas inglés y Francés estarán disponibles siempre y cuando los contratos estén activos.
Los documentos tales como: carta de inducción, contenidos programáticos entre otros, se enviarán al correo electrónico registrado en la ficha de estudiante, la recepción de los documentos por dicho medio funcionan como soporte de aceptación de la información contenida en los mismos, en caso de no estar de acuerdo con la documentación enviada, podrá responder al mismo correo exponiendo sus dudas y comentarios.

4.4 Smart Online

Uso de la plataforma Smart online y plataforma meet en los programas C.P.V 50/50 y C.P.V 100% en línea

Uso de la plataforma. La plataforma SmartOnline debe ser usada únicamente para fines académicos y formativos afines con la academia de idiomas Smart.
Perfil plataforma SmartOnline. Verificar que sus datos personales sean los correctos. Informar si es menor de edad, para registrar el correo electrónico de control parental y acudiente académico. A su discreción, el estudiante podrá incluir en su avatar una foto o imagen.
Credenciales de acceso. Por defecto, el usuario y la contraseña son enviados al estudiante a su correo electrónico. Las credenciales de acceso son de uso personal e intransferible, estas no deben ser dadas a un tercero para su uso.
Acceso a plataforma Meet. Para las sesiones de Smart Online el estudiante no requiere el uso de ningún correo pues estas se realizan directamente a través de la plataforma, eso solo aplicaría para las sesiones complementarias de SmartZone.
Requisitos y condiciones mínimas del equipo y de conexión. Cumplir con los requisitos mínimos del equipo de cómputo y de conexión para el desarrollo de las actividades en la plataforma.
Datos personales del estudiante. Mantener la información de contacto actualizada que sea de interés para la academia y que ésta facilite su localización de ser necesario.

4.4.1. Clases en línea con el instructor

Presentación frente a la cámara. Para una mejor interacción es importante mantener la cámara encendida durante las sesiones en línea con el instructor asignado.
Asistencia. Ingresar a la hora estipulada para la sesión virtual. El docente podrá tomar la asistencia al inicio de la sesión, durante y al final de la misma.
Participación. El estudiante debe ingresar a la sesión virtual con su nombre y apellidos.
Durante el desarrollo de las sesiones virtuales, el uso del chat está destinado para la participación activa de los estudiantes, así como realizar preguntas y pedir la palabra. Esta opción no debe usarse para atender asuntos personales u otros ajenos al curso. Se recomienda hacer uso del chat usando un lenguaje respetuoso y cortés para con los participantes de la sesión
Informar irregularidades. Comunicar al coordinación SmartOnline si se presenta alguna irregularidad referida a: agresión física, agresión verbal, agresión gestual, agresión relacional, agresión electrónica, ciberacoso escolar (según lo indicado en el manual de convivencia) informar si es menor de edad, para registrar el correo electrónico de control parental y acudiente académico.

4.4.2. Aulas virtuales

Presentación personal. Tener una presentación personal adecuada para asistir a las sesiones virtuales.
Asistencia. Ingresar a la hora estipulada para la sesión virtual. El docente podrá tomar la asistencia al inicio de la sesión, durante y al final de la misma.
Participación. El estudiante debe ingresar a la sesión virtual con su nombre y apellidos.
Uso de micrófono y cámara. Durante las sesiones virtuales se recomienda tener deshabilitadas la cámara y el micrófono para no afectar la comunicación. El docente es quien dirige el uso de la cámara y el micrófono durante las sesiones virtuales y siempre y cuando sea necesario para el desarrollo de las actividades propuestas, así mismo como para la toma de la asistencia.
Chat. Durante el desarrollo de las sesiones virtuales, el uso del chat está destinado para la participación activa de los estudiantes, así como realizar preguntas y pedir la palabra. Esta opción no debe usarse para atender asuntos personales u otros ajenos al curso. Se recomienda hacer uso del chat usando un lenguaje respetuoso y cortés para con los participantes de la sesión
Grabación de sesiones virtuales. Las sesiones virtuales que son impartidas por el docente Onlines son grabadas y estarán disponibles para su consulta en el repositorio de materiales dentro de la plataforma. (aplica para cursos grupales)
Solicitud de cambio de grupo de cursos SmartOnline. El estudiante tendrá derecho a solicitar, por única vez y sin costo alguno, un cambio de grupo como medida excepcional con previa verificación de su progreso académico y estado financiero, siempre y cuando se evidencie la inscripción en plataforma esté activa y estar al día con las obligaciones financieras adquiridas con la institución. Dicho cambio debe ser justificado con una razón válida y esta puede ser solicitada siguiendo el conducto indicado en este adendo para solicitudes de índole académico. Para realizar este procedimiento, el contrato debe estar vigente, y la caducidad del mismo no presentará variaciones y continuará siendo la pactada en el contrato.

4.4.3. Foros y comunidades virtuales

Participación. Se recomienda al estudiante participar de manera activa en los foros de discusión semanal dando respuesta a los temas de discusión dispuestos por el/la docente. Estos estarán disponibles durante todo el proceso de formación del estudiante. Se debe hacer uso del foro usando un lenguaje respetuoso y cortés para con los participantes del foro.
Se recomienda discreción al compartir información personal tal como números de contacto (WhatsApp, perfiles de redes sociales, entre otros) con otros miembros de la comunidad.

4.4.4. Conducto regular

Durante la prestación del servicio para los cursos Smartonline, la comunicación entre acudientes y estudiantes con el personal académico y administrativo se establecerá por medio de correo electrónico y/o a través de la plataforma.

Ante una situación académica: la competencia para resolver o el conducto regular es el siguiente:

El estudiante debe realizar la solicitud de manera verbal y/o escrita a través del correo electrónico enviado por el docente al inicio del curso y/o a través de la plataforma en la opción preguntar dudas a un tutor.
Coordinador Smartonline. El estudiante debe realizar la solicitud únicamente a través del correo electrónico coordinacionsmartonline@smart.edu.co
Gestor Smart Online. El estudiante debe enviar su solicitud al correo electrónico gestorsmartonline@smart.edu.co
Asistentes académicas Smart Online. El estudiante debe realizar la solicitud de constancias de estudio escribiendo al correo electrónico asistenteacademicasmarton@smart.edu.co

Ante una situación de incidencias de servicio técnico para resolver, el conducto regular es el siguiente:

Soporte técnico. El estudiante debe realizar la solicitud a través de la opción soporte técnico que se encuentra alojado en la plataforma y/o escribir al correo electrónico soportesmartonline@smart.edu.co

Ante una situación de servicio al cliente el conducto regular es el siguiente:

Servicio al cliente. El estudiante debe realizar la solicitud escribiendo al correo electrónico servicioalcliente@smart.edu.co o comunicarse al PBX 3009125500

Ante una situación relacionada con pagos y envío de comprobantes, el conducto regular es el siguiente:

El estudiante debe enviar los soportes de pagos al correo electrónico de pagos@smart.edu.co

Ante una situación relacionada con: solicitud de estados de cuenta, información de cuotas, valor a pagar, y/o fechas de pago, el conducto regular es el siguiente:

PBX 3009125500
Chat en línea habilitado en la página web https://smart.edu.co/.
De manera presencial con un gestor de cobranzas en las sedes (a excepción de Nuestro Bogotá, Chía, Fontanar, Arkadia, Olaya, Poblado y Envigado).
Vía Whatsapp https://api.whatsapp.com/send?phone=573186171036&text=

4.5. Condiciones Económicas – Comerciales

Precios y Promociones

Los precios por los programas, cursos o exámenes ofrecidos por la Academia de Idiomas Smart están publicados en smart.edu.co/tienda y/o podrá consultarlos con cualquiera de los asesores comerciales designados en las sedes de Smart o canales de atención comercial.
Smart se reserva el derecho de realizar promociones en cualquiera de los servicios ofrecidos sin previo aviso, lo anterior sin que afecten las condiciones económicas de servicios adquiridos con anterioridad.

4.5.1. Ofertas en página web

La Academia de idiomas Smart se reserva el derecho de actualizar su página web sin previo aviso. Los cambios o modificaciones de las características y/o precios de los servicios, tendrán vigencia desde el momento de la actualización de la misma.
La empresa no ofrece una protección de precios o reembolsos en caso de una caída de precios, una oferta promocional o variaciones en las tasas de cambio.
Para ver los términos y condiciones de las campañas promocionales podrán leerlos en la página smart.edu.co/terminos-y-condiciones

4.5.2. Acuerdos y medios de pago

El pago del servicio adquirido por EL CONTRATANTE se realizará en su totalidad de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato de prestación de servicios, sin dependencia de la asistencia a clases, ingreso a la plataforma o aplicación del examen según sea el caso.
La academia de idiomas Smart recibirá el pago del servicio contratado por parte del titular a través de medios tales como tarjeta débito, crédito, transferencias electrónicas a las cuentas bancarias a nombre de Smart, links de PayU generados por Smart, PSE y/o en las sedes físicas ubicadas en la ciudad de Bogotá y/o Medellín. También pagos en efectivo y/o cheque al día mediante consignación en las cuentas bancarias autorizadas por Smart. La academia de idiomas Smart no se responsabiliza de ningún pago realizado en canales diferentes a los mencionados anteriormente.

4.5.3. Terminaciones o Deserción

El estudiante que por causas no atribuibles a la Academia de Idiomas Smart no pueda continuar con el servicio adquirido, no tendrá derecho a reembolsos. Smart le da opciones de ceder el servicio o pagar la cláusula penal del contrato firmado para la terminación del mismo.

4.5.4. Lineamientos para el usuario

El contenido de toda opinión y/o mensajes publicados en nuestras redes sociales por los clientes, empleados o personas ajenas, no es responsabilidad de la Academia de Idiomas Smart.
Es responsabilidad del beneficiario/titular leer detenidamente los términos y condiciones generales así como también los de la promoción a la que se quiera acoger antes de comprar cualquier servicio (programa, curso o examen) a través de la tienda virtual o en persona.
La Academia de Idiomas Smart se reserva el derecho de cambiar, añadir o eliminar partes de estos términos y condiciones sin previo aviso. Le recomendamos que consulte estos, en forma periódica para ver si se han registrado cambios, pues de haberlos, todos los cambios entrarán en vigor de inmediato. El uso continuado del servicio por parte suya después de la publicación de dichos cambios implica la aceptación de los mismos.

4.5.5. Responsabilidad del nivel de inicio

El aspirante a estudiar en la Academia Idiomas Smart tiene la responsabilidad del nivel de inicio al curso o programa, por lo cual Smart facilitará el acceso a la presentación de un test de clasificación para definir su nivel. El candidato puede renunciar a realizar este test, en cuyo caso indicará que su nivel es el básico.

4.5.6. Aceptación de la compra

Todas las compras de servicios (programas, cursos o exámenes) son asentadas con la generación del pago, la ficha de estudiante y el contrato de prestación de servicios o formato de inscripción al examen, el cual estos dos últimos al ser firmados por el contratante da conocimiento y aceptación de las cláusulas incluidas en el mismo.

4.5.7. Canales de atención comercial

La academia de idiomas Smart pone a disposición los canales de atención comercial a través del chat de la página www.smart.edu.co, el PBX 3009125500 o al whatsapp 3186171036 y/o directamente en cualquiera de nuestras sedes a nivel nacional.

4.6. Cobranza

Deudor: Se define como el titular y encargado de la deuda
Mora: cantidad de tiempo o demora en la realización de los pagos
Gestión de cobranza: Seguimiento a los clientes buscando el pago oportuno de su plan de pagos
Gastos de cobranza: Colaborador el cual realiza seguimiento al pago oportuno por parte de los clientes
Honorarios: Valor cobrado por Abogados o casas de cobro a clientes los cuales presentan mora en sus pagos
Pagaré: Título o Valor el cual presta mérito ejecutivo
Titular Obligación: Responsable del pago de la deuda
Política de tratamiento de datos: link de tratamiento de datos

Si el pago de sus obligaciones no es atendido de manera oportuna por parte del Contratante el cual está pactado en el contrato de prestación de servicio iniciaremos gestión de cobro con el fin de lograr su normalización teniendo en cuenta las siguientes etapas:

4.6.1. Etapa Administrativa

Gestión Preventiva: conlleva realizar llamadas, enviar mensajes de texto o correos electrónicos, antes del vencimiento de una cuota de la(s) obligación adquirida(s) por un cliente, con el objeto de recordar el próximo pago o vencimiento del mismo. Esta labor se enmarca dentro de las tareas de seguimiento y acompañamiento a nuestros clientes en cabeza de nuestras Gestoras de Cobranza.
Cobranza Administrativa: a partir del primer día de mora a través de gestores internos o especializados se efectuarán llamadas, enviará mensajes de texto correos electrónicos, cartas.
Notificación de reporte en centrales de riesgo: Cuando la(s) obligación(es) se encuentran en un periodo de mora entre cinco y diez días, se realiza una notificación por medio de correo electrónico, mensaje de texto o carta física, dicha información es brindada por el titular de la obligación en la ficha de estudiante en el momento de la suscripción del contrato esto con el fin de cumplir el tiempo de la debida notificación en el Artículo 12 Ley 1266 del 2008 con lo cual se daría cumplimiento al debido proceso para generar un reporte a centrales de riesgo. El reporte oficial a las centrales de riesgo se genera al finalizar el mes cuando el cliente supera una mora de (31) treinta y un días.
Recuperación de cartera: consiste en generar una cobranza persuasiva a los clientes por intermedio de llamadas, cartas, mensajes de texto o correos electrónicos, con el fin de no iniciar el cobro pre – jurídico el cual genera cobro adicionales a la obligación del cliente. Como los son Intereses de mora Honorarios y cláusula penal cuya información está en el contrato de prestación de servicios.

4.6.2. Etapa pre jurídica

Si cubiertas las anteriores etapas, Smart no ha recibido el pago efectivo de los valores en mora, a partir del día 61 o de acuerdo al nivel de riesgo, se trasladará la gestión de recuperación a firmas o personas naturales externas especializadas en la actividad de cobranza persuasiva en aras de no iniciar el cobro jurídico.

La casa de cobro asignada, realizará el envío de cartas, llamadas, mensajes de texto y/o telefónicos, correos electrónicos; y en algunos casos gestión personalizada al deudor por medio de visita. Los Gastos de Cobranza que se causen serán trasladados al deudor y liquidados máximo por el 20% sobre el saldo total de la obligación.

4.6.3. Etapa jurídica

En esta etapa el objetivo principal es realizar investigación a los clientes los cuales se presentan renuentes con el pago de la obligación teniendo como objetivo iniciar un proceso jurídico el cual nos permita hacer efectiva la recuperación teniendo en cuenta que la casa de cobro asignada garantice la viabilidad de los procesos.

4.6.4. Medios para gestionar la cobranza

Smart y sus representantes y/o abogados externos emplearán individual o simultáneamente los siguientes medios para contacto y gestión de cobranza:

Llamadas telefónicas y contacto directo con el titular de los créditos.
Llamadas telefónicos y contacto con terceros adultos: cónyuge, hijos, padres, y/o hermanos; en caso de no logarse contacto con el cliente, se procederá a llamar a las Referencias informadas en la ficha de estudiante, con el fin de lograr contacto con el Titular de la obligación.
Llamados telefónicos con mensaje a contestador automático.
Visitas.
Cartas.
Mensajería SMS.
E-mail.
Notificaciones.

4.6.5. Pagos

Los pagos se pueden realizar por medio de tarjetas de crédito o débito directamente en nuestras sedes, para pagos por transferencia bancaria consignación se deben consultar con los números de cuenta autorizados los cuales están registrados en el documento de Inducción. En el caso de realizar el pago por medio de consignación o transferencia bancaria es importante enviar el soporte de pago al correo pagos@smart.edu.co

4.7 Servicio al cliente

ATENCIÓN DE PQRS: El área de servicio al cliente es la encargada de la recepción y atención de PQRS, para lo cual ha dispuestos los siguientes canales para la recepción:

Correo electrónico servicioalcliente@smart.edu.co y/o plataforma de SchoolPack (https://schoolpack.smart.edu.co/idiomas/alumnos.aspx)
En físico por medio del buzón de sugerencias (radicadas en las respectivas sedes)
PBX 3009125500 donde se atiende cualquier tipo de solicitud.
Chat en línea habilitado en la página web https://smart.edu.co/.
Vía Whatsapp https://api.whatsapp.com/send?phone=573186171036&text=

El horario de atención del área de servicio al cliente será de lunes a viernes de 8:00am a 6:00pm, jornada continua y Sábados de 8:00am a 4:00pm.

4.7.1. Término de respuesta

Toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

4.7.2. Peticiones incompletas

está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, SMART requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

4.7.3. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas

Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición.

Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, Smart remitirá las respuestas anteriores.

4.7.4 Inconformidad de respuesta

En caso que el estudiante, beneficiario, contratante y/o titular no esté de acuerdo con la respuesta entregada por Smart, podrá interponer ante la Superintendencia de Industria y Comercio recurso de reposición en subsidio de apelación.

Para mayor conocimiento, remitir al procedimiento de servicio al cliente https://smart.edu.co/wp-content/uploads/2022/11/SAC_Procedimiento-Servicio-al-Cliente_V9_112022.pdf

4.8 Propiedad intelectual

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